Кейс: Битрикс24 для туристической компании - Архитектур
Входные данные:
-
Есть crm Битркис24, используется только для сбора клиентской базы.
Проблемы:
-
Много времени уходит на подготовку документов;
-
Заказчик знаком с системой и пытается ее использовать, но не хватает нужных навыков.
Реализация:
Для генерации нужного пакета документов нам нужно хранить определенный набор данных:
-
данные о туристах (в частности местный паспорт и загранпаспорт);
-
данные о заказчике (в частности местный паспорт и загранпаспорт), может быть как физическое так и юридическое лицо;
-
документы (авиабилеты, памятки по странам, страховка);
-
список оплат по заказу;
-
список услуг.
Для реализации было выбрано использование смарт-процессов. Смарт-процессы позволяют создавать свой тип сущности (например как лиды, сделки) со своим набором полей и своими бизнес процессами. Были созданы сущности:
-
Список оплат - сюда вносятся менеджером входящий платежи по заказу
-
Список услуг
-
Памятки - список стран с набором типовых документов
-
Документооборот - основная сущность, в которой производится обработка и хранение данных по заказу
Был реализован бизнес-процесс, который вел менеджера и что самое главное контролировал заполнение данными. Т.е. если менеджер не заполнил данные по туристу, например забыл внести данные по загранпаспорту, то система ему просигнализирует об этом и не пустит бизнес процесс дальше.
Это позволяет своевременно вносить все необходимые данные менеджером и уменьшает количество возможных недочетов в сформированных документах.
На определенных стадиях система автоматически отправляет данные заказчику на почту.
В результате внедрения мы получили систему которая ведет менеджера, что позволяет упростить процесс введения в должность новых сотрудников, получили воронку документооборота, что позволяет увидеть на какой стадии зависают заказы, и значительно избавили от рутины.
В дальнейшем если заказчики или туристы обращаются повторно, то генерация происходит очень быстро. Но есть один нюанс, это реализация производилась в облачном Битрикс24 и реализовывалась без использования маркета, что в значительной степени связало нам руки.
Преимущества от внедрения:
-
На 93% исключили ошибки при внесении данных на оформление туристов
-
На 70% увеличили скорость обучения новых сотрудников
P.S.:
Бизнес-процесс получился громоздким и мы четко понимаем что такое решение не подойдет для компаний, в которых еще нет устоявшихся бизнес-процессов, т.е. подразумевается их постоянная корректировка. Т.к. поддержка такого решения ресурсоемкая, а значит будет отражена в денежном выражении достаточно ярко.
Для себя мы приняли решение, не заниматься внедрением бизнес-процессов в облачные решения Битрикс24. Да, они позволяют решить задачу в моменте, но поддерживать и модифицировать становится ресурсоемко. Наша задача - эффективно внедрять crm Битрикс24 в компанию, а не внедрение ради внедрения.
